Учитывайте в плане не только работу, но и личные дела. План на день не нужно кому-то показывать, так что смело пишите про еду, прогулки, тренировки, кино, чтение книг и учёбу.

Записывайте план так, чтобы удобно было зачёркивать. Нет ничего приятнее вычёркивания выполненных дел. Перекладывание карточек и установка чекбоксов не дают такого эффекта. Удалять вычеркнутое лучше не слишком часто — чтобы всегда видеть не только предстоящие дела, но и побольше выполненных.

Формулируйте задачи как что-то завершённое. Плохие формулировки: «логотип», «дизайн главной», «новая версия». Хорошие формулировки: «сделать и отправить новую версию макета», «главная готова и согласована», «порисовать идеи логотипа три раза по 30 минут и показать, что есть». В хороших формулировках нет двусмысленности, их легко вычёркивать.

Любая задача делается за час. Записали задачу и видите, что за час она не делается — разделите на несколько. Чем больше строчек для вычёркивания, тем лучше.

Исследования и коммуникация — тоже работа. Изучение материалов, рабочие письма, скайпы, разговоры в чатах — это задачи, которые есть смысл записать и потом вычеркнуть.

Назначьте дело дня. Всё может пойти не по плану, и тогда вы будете знать, что дело дня имеет наивысший приоритет, оно обязательное. «Делом дня» могут стать задачи только из одного проекта.

Вот как мог бы выглядеть план на день:

10:00—11:00 Разгрести инбокс, ответить на письма, тупануть в соцсети, позавтракать

Дело дня: придумать логотип, чтобы прямо ух.
11:00 повтыкать в задачу, порыться в картинках, выдумать десяток идей (и 5 минут отдохнуть)
12:00 нарисовать три быстрые версии, по полчаса на версию (и 5 минут отдохнуть)
13:35 свежим взглядом посмотреть, что-то подкрутить и отправить

14:00—15:00 Собраться, выйти, купить по дороге еды

15:00—16:00 Прийти в коворкинг, съесть еду, поговорить с ребятами на кухне, потупить в интернете, ответить на пару писем

16:00—18:00 Исправить сайт, учесть замечания, проверить все страницы, отправить

18:00—19:00 Если кто-то что-то внезапно в течение дня попросил, можно сейчас сделать

19:00—20:00 Выйти прогуляться, съесть что-нибудь

20:00—20:30 Скайпануть с клиентом и потом сразу отправить всем конспект разговора.

20:30—21:00 Проверить план, передоговориться, убедиться, что сегодня никто ничего не ждёт

21:00—… и всё, ничего сегодня больше не делать (но прочитать 50 страниц книги)

Задачи в плане должны укладываться в какое-то реалистичное время. Никто не смог бы хорошо работать по 10 часов в день длительное время. Недолго — да, долго и плохо — да, но это не подходит.

Не надо приносить себя в жертву. Если вам до 24 лет — наверное, вы сможете эффективно потратить семь чистых часов в день, если от 24 до 29 лет — наверное, часов шесть будет норм, если 29-34 — часов пять, если вам от 34 лет — наверное, в день часа три-четыре. Все люди разные, индивидуальные особенности дадут погрешность плюс-минус пару часов, но не больше. Не забывайте отдыхать, регулярно есть и много спать.

Анализируйте, как проходят ваши дни. Фиксируйте время — не прямо вот всегда, а иногда, ради интереса. Узнавайте себя получше. Планируйте немного больше, чем обычно успеваете, но не в два раза больше. Завышенные ожидания ведут к фейлам, а это демотивирует. Выполненные планы делают счастливее.